ተግባርና ኃላፊነት

  • የቃል አቀባይነት ስራን መስራት፤
  • በተቋሙ አስፈላጊውን ሙያዊ ብቃትና ሰነ-ምግባር ያለው የህዝብ ግንኙነት ባለሙያ መፍጠር፤
  • መልእክቶችን በመቅረጽ በተለያዩ የመገናኛ ዘዴዎች ማሰራጨት፤ ግብረ-መልስ መሰብሰብ፤
  • የሚዲያ ዘገባ ክትትል በማድረግ ትንተና በማዘጋጀት ምላሽ መስጠት፤
  • መረጃ የሚሰበሰብ በትና የሚደራጅበትን ስርአት በመዘርጋት ለሚዲያና ለማንኛውም አካል የመረጃ ጥያቄ ተገቢውን ምላሽ መስጠት፤
  • በስራ ሂደቶች መካከል ጠንካራ የመረጃ ልውውጥ ስርአትን መዘርጋት፣ ማስተባበር፣ መፈጸም፤
  • ለብሔራዊ መግባባት የሚረዱ ጉዳዮች ላይ ግንዛቤ ለማስጨበጥና ግልጽነት ለመፍጠር የውይይት መድረኮችን ማዘጋጀት፣ ማስተባበር፤
  • የመስሪያቤቱን መረጃዎች በፎቶግራፍ፣ በኦዲዮና ቪዲዮ ቀረጻና ህትመት አማካኝነት አዘጋጅቶ አገልግሎት ላይ እንዲዉል ማድረግ፤
  • የኤጀንሲው ተልእኮ አፈጻጸም ውጤታማና ቀልጣፋ እንዲሆን በኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ በመደገፍ ስራ ላይ እንዲውል ማድረግ፤
  • የኤጀንሲውን የመረጃ ስርዓት አስተዳደር ዘመናዊ ማድረግ፤
  • የኤጀንሲውን ፈፃሚዎች ስለዘመናዊ የመረጃ ቴክኖሎጂ አጠቃቀም ስልጠና መስጠት፤
  • ለኤጀንሲው የስራ አገልግሎት የሚዘጋጁ ሶፍትዌሮች መስፈርቱን አሟልተው መዘጋጀታቸውን ማረጋገጥ፤
  • የኤጀንሲው ደንበኞች ባሉበት ሆነው የተሟላ መረጃ እንዲያገኙ በኤጀንሲው ድህረ ገፅ ተደራሽ ማድረግ፤
  • የኢንፎርሜሽን ኮሙኒኬሸን ቴክኖሎጂ መሠረተ-ልማት በተሟላ መልኩ መዘርጋት፤
  • የሲቪል ማኅበረሰብ ድርጅቶች እና የኤጀንሲው አጠቃላይ መረጃ ተደራጅቶ እንዲያዝ ማድረግ፤
  • በመ/ቤቱ በኢንፎርሜሽን ኮሙኒኬሽን ቴክኖሎጂ በመታገዝ ማሻሻያና ማስፋፊያ የሚፈልጉ አዳዲስ ፍላጎቶች ሲኖሩ የጥናት ቡድኖች እንዲቋቋሙና ተግባራዊ እንዲሆኑ መከታተል፤
  • የመስሪያ ቤቱን አሰራር በኮምፒውተር ቴክኖሎጂ የታገዘ ለማድረግ በተጠናና በተቀናጀ መንገድ ደረጃ በደረጃ ተግባራዊ በሚያደርግ የመስሪያ ቤቱን ቁልፍ ተግባራት በሶፍትዌር የታገዙ መሆናቸውን ማረጋገጥ፤
  • የመስሪያ ቤቱን ድረ-ገፅ በማደራጀት አዳዲስ አሠራሮችን በየጊዜው በማካተት ትክክለኛና ወቅታዊ የመረጃ ፍሰት ለተጠቃሚዎች እየደረሰ መሆኑን ማረጋገጥ፤
  • በመረጃ ቋቶች ላይ ሊደርሱ የሚችሉ አደጋዎችን በመለየት ወቅታዊ የሆኑትን መከላከል፣
  • የሶፍትዌር ላይሰንስና የመረጃዎች ቅጅ በአግባቡ መያዙን ክትትል ማድረግ፤
  • የአይሲቲ ኘሮጀክቶችን ማቀድና መፍትሄ አቅራቢ ድርጅቶችን ለመጋበዝና ለመምረጥ የሚያስፈልጉ ሰነዶችን ለማዘጋጀት በሚደረገው ሂደት አስፈላጊውን ሁሉ ማድረግ፤
  • የኢንፎርሜሽን ኮሙኒኬሽን ቴክኖሎጂ ኘሮጀክቶችን ማስተዳደር፤
  • በኢንፎርሜሽን ኮሙኒኬሽን ቴክኖሎጂሴሚናሮችና ስብሰባዎች ላይ መ/ቤቱን በመወከል መሳተፍ፤
  • የመሥሪያ ቤቱን የኢንፎርሜሽን ኮሚኒኬሽን ቴክኖሎጂ መሰረተ ልማት ፍላጎት ጥናትን በበላይነት መምራት፤
  • አዳዲስና ነባር የኔትወርክ ሲስተሞች የጥራት ደረጃ ወደ ተሻለ ደረጃ ለማድረስ የሚያስችሉ መንገዶችን መቀየስ፤
  • የመ/ቤቱን የኢንፎርሜሽን ኮሙኒኬሽን ቴክኖሎጂ የአሰራር መመሪያ/ማንዋሎች ሥራ ላይ መዋሉን መከታተል፣
  • የመ/ቤቱ የኢንፎርሜሽን ኮሙኑኬሽን የአሰራር መመሪያ/ማንዋሎች ዶክምንቶች በአግባቡ መሰራታቸውን መከታተል፤
  • የመስሪያ ቤቱ ሠራተኞች የዲጅታል ቴክኖሎጂ (e-mail, Internet, etc.) ተጠቃሚ እንዲሆኑ ለሠራተኞች የሚመጥን መሰረታዊ የኮምፒውተር አጠቃቀም ሥልጠና መዘጋጀቱንና ሥራ ላይ መዋሉን መከታተል፤
  • የመ/ቤቱን የኢንፎረሜሽን ቴክኖሎጂ አጠቃቀም ዘመናዊ ለማድረግ የሚያስችሉ ምርጥ ተሞክሮዎችን በመቀመር ተግባራዊ እንዲሆኑ ማድረግ፤
  • የመ/ቤቱን የኢንፎረሜሽን ቴክኖሎጂ አጠቃቀም ወደተሻለ ደረጃ ለማድረስ የውሳኔ ሃሳብ ማቅረብ፣ ሲፈቀድም ተግባራዊ ማድረግ፤
  • የመ/ቤቱ የመረጃ ፍሰት ዓይነትና መጠን የመለየት ጥናት ሲካሄድ በከፍተኛ ሃላፊነት በበላይነት መከታተል፤
  • ለመ/ቤቱ የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ አገልግሎት የሚውሉ የሶፍትዌርና ሃርድዌር መሣሪያዎች ስፔስፊኬሽን ትክክለኛነት ማረጋገጥ፣ በትክክል መስራታቸዉንና አገልግሎት ላይ መዋላቸውን በበላይነት መቆጣጠር፣
  • ደረጃዉን የጠበቀ የኢንፎርሜሽን ኮሙኒኬሽን ቴክኖሎጂ ፖሊሲ እንዲዘጋጅ በበላይነት ማስተባበር፤ ክትትል ማድረግ፤
  • በየቡድኖቹ የሚዘጋጁ የአጠቀቀምና የስልጠና ማንዋሎች መገምገም፣ ማስተካከያ በማድረግ የመጨረሻ ቅርፃቸውን እንዲይዙ ማድረግ፤
  • የመ/ቤቱ የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ አገልግሎት አሰጣጥ በተጠቃሚዎች እንዲገመገም ማድረግ፤
  • ከተጠቃሚዎች የሚነሱ የአሰራር ችግሮች አፋጣኝ መፍትሄ እንዲያገኙ ማድረግ፤
  • ኮምፒውተራይዝ ተደርገው ሥራ ላይ የዋሉ ሲስተሞችን በየጊዜው አፈፃፀማቸውን በመገምገም አስፈላጊውን ማሻሻያ እንዲደረግላቸው ክትትል ማድረግ፤
  • ታሪካዊ ጠቀሜታ ያላቸውን ሪከርዶች ለቤተ- መዛግብትና ቤተ-መጻህፍት ኤጀንሲ የሚተላለፍበትን ሁኔታ ማመቻቸት፤
  • ልዩጥበቃ የምያስፈልጋቸው ምስጥራዊ ሪከርዶችና ሰነዶች የመለያ ኮድ እንዲዘጋጅላቸውና ተገቢው የአያያዝ ጥንቃቄና ጥበቃ እንዲያገኙ ማድረግ እና
  • ጠቀሜታ የሌላቸው ማህደሮች ወይም ሪከርዶች የሚወገዱበትን አሰራር በማዘጋጀት ለበላይ ሃላፊዎች ለውሳኔ ማቅረብ፤ በውሳኔውም መሰረት እንዲፈጸም ማድረግ፡፡